Нашиработы

процесс организации конференции

Процесс организации конференции: серьезный подход к серьезному делу

Один из лучших инструментов для налаживания новых связей на рынке b2b – проведение конференции. Такое мероприятие поможет компании собрать всех, кто потенциально может стать дилером, партнером, поставщиком. Поэтому процесс организации конференции – дело очень ответственное.

Сначала нужно определить количество и состав гостей. Исходя из этого выбирается площадка. Ответственность при подготовке к конференции лучше поделить: кто-то должен отвечать за комфорт гостей, а кто-то – за оформление мероприятия.

На конференции обязательно должно быть «центральное» место: около него гости будут фотографироваться, давать интервью прессе. Для этого используется прессвол или ролл-апы. Прессвол – достаточно большая конструкция, своеобразный «фон» на металлической опоре. На него наносят логотипы спонсоров и организаторов, логотип мероприятия. Ролл-апы – более мобильные конструкции, как правило узкие и высокие. На них также можно нанести лого спонсоров либо название конференции, ее даты и т.д.

Для каждого гостя нужно изготовить бейджи. Прямоугольнички на булавке уже не в моде: современный солидный бейдж достаточно большой, имеет фото, качественно отпечатан, упакован в прозрачный чехол. Он вешается на шею на широкую ленту, на которую нанесено название конференции. Такие бейджи часто коллекционируют.

Участникам конференций обычно дарят пакет с сувенирной продукцией, которая обычно используется по назначению прямо во время мероприятия. В пакете обязательно должна быть папка с информационными и справочными материалами: программой конференции, если нужно – картой проезда, контактной информацией, сведениями об организаторах. Также в «обязательный набор» входит качественная забрендированная ручка, блокнот или ежедневник. Если позволяет бюджет – значок, флешка, переносное зарядное устройство и т.д. Банальный пакет можно заменить солидной сумочкой типа портфеля или рюкзаком, холщовой сумкой – в зависимости от формата мероприятия.

Специалист по рекламе и дизайну поможет определиться с набором полиграфии и других важных деталей оформления вашей конференции. В дальнейшем мероприятие можно будет с успехов повторять, используя все, что было разработано.

НашАдрес

г. Челябинск, 3 Интернационала, 90 (заезд через шлагбаум)